L’utilizzo delle soluzioni software applicate alla gestione documentale consente di indicizzare e memorizzare direttamente i documenti creati con applicativi di utilizzo individuale su piattaforma Windows. La disponibilità dei documenti inseriti nel software è totale e garantita e permette di accedere alle informazioni in maniera immediata, tempestiva e diretta.
In questo modo:

1. La conservazione dei documenti non è più parziale né duplicata per reparto o funzione, ma globale ed unica
2. Non si può più smarrire, spostare inavvertitamente o ricollocare il documento in una posizione sbagliata
3. Si può ridurre drasticamente lo spazio dedicato agli archivi

In abbinamento alle operazioni di scansione dei documenti, gli operatori del CSO si occupano altresì di gestire le informazioni ivi contenute attraverso operazioni di web data-entry per enti sanitari e ospedali, indicizzazione ed estrapolazione di qualunque dato che risulti importante o possa costituire chiave di ricerca per i sistemi software approntati dal team di sviluppo.